Excursió a la professió: gestor d'esdeveniments

2024 Autora: James Gerald | [email protected]. Última modificació: 2023-12-17 14:03

Hi ha moltes professions al món. D’alguns ho sabem tot, d’altres (una mica menys, del tercer), res de res. Això últim s’aplica especialment sovint a aquelles vacants rellevants i, diguem-ne, de moda ara mateix. Vam decidir parlar-vos d’aquest tipus de professions i del que fan els especialistes en aquests llocs. La nostra primera història tracta sobre gestors d'esdeveniments.

Quan participem en qualsevol esdeveniment, per exemple, com a espectadors, pràcticament no pensem en quant s’ha invertit en la preparació i celebració d’aquesta conferència, concert, exposició, etc. Només veiem una petxina bonica que ens agrada, però no sabem quantes persones no van dormir a la nit, van desenvolupar un concepte, van negociar amb clients i contractistes, van escriure guions, van anomenar músics, actors, participants (segons el tipus d’esdeveniment) i quants d’ells corren ara entre bastidors o al llarg del passadís, mantenint el telèfon preparat, preocupant-se i fent tot el possible perquè nosaltres, els espectadors, gaudim de tot.

Els representants d’aquesta difícil professió, que requereixen plena dedicació i capacitat per controlar-se en qualsevol situació de crisi, s’anomenen gestors d’esdeveniments.

La paraula "esdeveniment" es tradueix de l'anglès per "esdeveniment" i un gestor d'esdeveniments és una persona que organitza diversos tipus d'esdeveniments.

El paper d’un especialista d’aquest tipus no es pot menystenir, ja que, a més del fet que és responsable de l’èxit de la realització d’esdeveniments tan familiars per a nosaltres, però més aviat complicats en termes de preparació d’esdeveniments, també ajuda a formar una imatge positiva de el client, és a dir, l'empresa, grups de persones o una persona que és l'iniciador de l'esdeveniment … A la història de la gestió d'esdeveniments, hi ha molts exemples de l'ús reeixit d'esdeveniments especials per crear i mantenir una imatge positiva del client. Així, el 2001 es va celebrar una competició de surf de neu a Vorobyovy Gory, organitzada per l’agència BrandNew-Momentum per encàrrec de l’empresa Nokia. Més de 30 mil persones van assistir al programa i el més popular va resultar ser el "territori de Nokia", on aquells que ho desitjaven podrien familiaritzar-se amb la gamma de models de telèfons de la companyia i consultar especialistes.

Els gestors d'esdeveniments treballen tant en agències especials com en el personal de grans organitzacions. Curiosament, segons les estadístiques, les dones trien aquesta professió molt més sovint que els homes. Si esteu pensant en canviar la vostra ocupació o simplement voleu obtenir més informació sobre aquells que organitzen esdeveniments especials, la informació que es presenta a continuació és la vostra.

Quina és la responsabilitat d’un gestor d’esdeveniments

L’especialista responsable de la preparació, coordinació i implementació d’esdeveniments ha d’estar preparat perquè el seu ventall de responsabilitats sigui bastant ampli. Totes són factibles, tot i que requereixen concentració i capacitat per fer-ho tot a temps.

1. Un gestor d'esdeveniments ha de ser capaç de trobar un llenguatge comú amb qualsevol client, encara que sembli que és "d'un altre planeta". Aquesta habilitat és necessària per desenvolupar conjuntament un pla d'esdeveniments.

2. L'especialista busca llocs per a esdeveniments, manté contacte amb els participants i també busca l'equipament necessari.

3. L'especialista ha de tenir en estoc programes ja preparats per a diversos esdeveniments corporatius per oferir-los en cas que sigui necessari preparar un esdeveniment no planificat el més aviat possible. Com a regla general, aquests programes apareixen en el curs del treball per a cada gestor d'esdeveniments.

El pressupost i després controlar totes les despeses és una de les tasques clau d’un gestor d’esdeveniments.

4. La capacitat de calcular el pressupost de l'esdeveniment també és responsabilitat de l'organitzador de l'esdeveniment. El pressupost i després controlar totes les despeses és una de les tasques clau d’un gestor d’esdeveniments.

5. El control de l’acompliment dels termes del contracte amb els contractistes implicats en la preparació de l’esdeveniment és una responsabilitat important de l’especialista.

6. El responsable de l'esdeveniment ha de ser capaç d'avaluar l'eficàcia dels esdeveniments realitzats. Això és necessari per entendre si l'objectiu marcat pel client s'ha assolit, per exemple, augmentar el nivell de vendes.

Quines qualitats ha de tenir un gestor d'esdeveniments?

Els especialistes s’imposen una sèrie de requisits, però tots estan justificats, perquè l’eficàcia del treball d’un gestor d’esdeveniments depèn directament de les seves qualitats personals.

1. Un organitzador d'esdeveniments ha de ser sociable i amable. És a partir d’aquesta destresa que sorgeix un deure com la necessitat de negociar absolutament amb qualsevol client.

Un gestor d'esdeveniments ha de ser "multitarea", és a dir, poder treballar en diversos projectes al mateix temps.

2. La resistència a l'estrès i la capacitat de respondre ràpidament a circumstàncies canviants és gairebé el requisit més important per als gestors d'esdeveniments. Els representants d’aquesta professió sovint treballen en mode d’emergència, es mantenen desperts tard, han de resoldre molts problemes aquí i ara.

3. La presència d'una ratxa creativa tampoc no perjudicarà el gestor d'esdeveniments: sovint els especialistes han d'escriure guions i reflexionar sobre el concepte d'esdeveniments d'entreteniment per si sols.

4. El gestor d'esdeveniments ha de ser "multitarea", és a dir, poder treballar en diversos projectes alhora.

5. Per a un especialista, "l'amistat amb les matemàtiques" no serà superflu, cosa que ajudarà a elaborar estimacions de determinats esdeveniments.

De quina altra professió voldríeu saber més?